Smart Working: il Lavoro del Futuro

Nella Pubblica Amministrazione e nelle aziende grandi e piccole si comincia ad utilizzare nuove modalità di lavoro: lo Smart Working. Oggi esiste un quadro normativo di riferimento ed in seguito anche all’emergenza sanitaria per il Coronavirus (COVID-19) lo stato favorisce l’adozione del telelavoro e del lavoro agile. Nel decreto attuativo del 23 febbraio 2006 n. 6 approvato d’urgenza è applicabile da subito, anche senza un accordo preventivo con i dipendenti (così come richiede invece la Legge sul lavoro Agile del 2017).

Il Coronavirus ha varcato i confini del nostro paese e lo Smart Working nelle aree colpite dall’epidemia (Lombardia, Veneto ed Emilia Romagna) è diventata la misura adottata da moltissime realtà italiane per cercare di ridurre al minimo le possibilità di contagio con responsabilità sociale, pur portando avanti le proprie attività. I lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità.

Cos’è lo Smart Working?

L’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce lo smart working in questi termini:

”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Lo smart working è quindi un modello organizzativo aziendale assolutamente innovativo che ridefinisce completamente il rapporto tra lavoratore e azienda, potenziando ai massimi livelli il concetto di fiducia e proponendo una nuova modalità di lavoro basata sull’autonomia e il raggiungimento dei risultati.

Ciò implica un ripensamento intelligente del concetto di lavoro, superando il vecchio modello del lavoratore fisso “incatenato” alla propria scrivania, a favore di una visione più ampia e flessibile, dove l’individuo può decidere dove e quando svolgere il proprio lavoro, gestendo più liberamente il proprio tempo e incrementando la propria produttività.

Secondo il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

«lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

La portata rivoluzionaria dello smart working va quindi ben oltre al concetto di bilanciamento tra la vita del lavoratore e il welfare aziendale: viene infatti innescato un vero e proprio cambiamento radicale della cultura aziendale, che richiede un’evoluzione profonda e multidisciplinare di tutti i processi organizzativi aziendali.

- Vantaggi per gli Smart Workers -

Eliminazione/riduzione di tempi
e costi di trasferimento che aiuta
a limitare lo stress e la fatica fisica

Maggiore coinvolgimento nelle attività aziendali, aumento della soddisfazione professionale e della motivazione con incremento e sviluppo capacità e talenti

Agevolazione della conciliazione
dei tempi di vita e di lavoro, sviluppo
capacità di autogestione (viene premiata l’autonomia e la responsabilità)

Maggior predisposizione all’utilizzo
di strumenti e tecnologie digitali,
soprattutto in ottica smart

- Vantaggi per le Organizzazioni -

Coinvolgimento delle persone nei processi e flussi delle informazioni per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Miglioramento nello sviluppo dei lavori in tempi veloci e coinvolgendo maggiormente i lavoratori. Sviluppo dell’innovazione. Il livello di disponibilità all’utilizzo di strumenti digitali ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un alto livello di preparazione e disponibilità all’innovazione.

Minori costi di gestione per la riduzione
degli spazi fisici, meno spese di climatizzazione e illuminazione

Miglioramento della motivazione del proprio personale con aumentata capacità di coinvolgere i talenti e sviluppo degli incentivi per gli stessi a restare in azienda

Maggiore efficienza del personale e
maggiore produttività. Strutture più flessibili

Sviluppo di una cultura aziendale
orientata al raggiungimento degli obiettivi

- Tecnologia e strumenti che abilitano lo Smart Working -

Ciò che rende oggi possibile lo smart working, sono le tecnologie digitali che permettono di poter lavorare da qualsiasi posto, senza dover per forza essere presenti sul posto di lavoro. Basta una connessione internet e un pc e il gioco è fatto!

Le persone sono oggi pronte al cambiamento, complice anche la diffusione dello smartphone che consente di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità, si pensi al Bring Your Own Device (BYOD) ovvero utilizzare i propri dispositivi (come smartphone e tablet) per accedere ai dati aziendali, magari accompagnato da un buon Enterprise Mobility Management.

Strumenti di Collaborazione

Tecnologie e strumenti utilissimi che permettono e facilitano la condivisione delle attività attraverso Cloud, software di comunicazione e collaborazione, file sharing e project management.

Disponibilità e Sicurezza

La sicurezza informatica ed il rispetto della legislazione vanno garantite in modo ancora più stringente. Sono tutte le soluzioni a supporto della sicurezza e dell’accessibilità, da parte degli utenti, dai dati e alle informazioni da remoto, che devono essere offerte con la stessa efficacia e sicurezza del lavoro svolto presso la sede aziendale

Mobilità

Tutti gli strumenti mobile quali smartphone, tablet, laptop che permettono di accedere alle risorse aziendali in qualsiasi luogo e indipendentemente dal momento. Inoltre le politiche di BYOD consentono di migliorare la produttività attraverso la familiarità nell’utilizzo dei device da parte degli stessi lavoratori.

Tecnologie di condivisione degli spazi

Strumenti che permettono la condivisione nell’organizzazione, quali sistemi di videoconferenza o whiteboard. Accessi wireless degli strumenti alle risorse aziendali.

- Compliance Privacy (GDPR) e Sicurezza Informatica -

Le Webcam, gli smartphone e tutte le tecnologie wearable possono misurare livello di attenzione o di stanchezza della persona e vanno a intaccare pesantemente la privacy dei dipendenti. Infatti, se inquadrando il dipendente con la webcam in casa sua è possibile inquadrare anche, ad esempio, un crocefisso appeso al muro o un qualche simbolo di partito, esponendo quindi l’informazione al datore di lavoro, misurare le sue prestazioni con dispositivi digitali, andrebbe ad esporre quelli che vengono chiamati “dati sensibilissimi”. Diventa quindi pressoché impossibile che queste tecnologie vengano progettate rispettando i principi di privacy by design e default, in quanto sono studiate per andare a raccogliere proprio questi dati.

Starebbe quindi al datore di lavoro informare adeguatamente il dipendente sulla raccolta e l’utilizzo di quei dati, dandogli anche la facoltà di opporsi.

Nell’ambito dello Smart Working i dati circolano in modo molto più ampio che non nella modalità tradizionale, inoltre tutti i lavori digitali comportano lo scambio di dati aziendali, anche particolari in modo massivo. Le informazioni di importanza rilevante vengono condivise ogni giorno in azienda e fuori, transitando su vari dispositivi, grazie anche alla diffusione del BYOD, per favorire in modo ancora più intuitivo operazioni di collaborazione e comunicazione efficienti. È evidente che il monitoraggio e la gestione degli accessi semplificati ai dati aziendali in mobilità, da più persone e da più fonti, diventa quindi una questione cruciale per mantenere il controllo sugli asset aziendali

La linea di difesa va impostata in prospettiva dinamica, agendo su vari livelli: la sicurezza degli endpoint, la gestione degli accessi e delle identità, security and vulnerabililty management e la sicurezza del network stesso. L’esigenza primaria per le organizzazioni, infatti, è quella di assicurare la Business Continuity e attuare con adeguate soluzioni il monitoraggio dei dati e dei processi per difendere i dati dalle minacce del cybercrime. Come se non bastasse, il quadro “si complica” con l’obbligo di tutelare e gestire i dati degli utenti e gestire la valutazione dell’impatto, con l’aggiornamento costante alle disposizioni del GDPR UE 679/2016 in cui i responsabili della Cyber Security e della gestione dei rischi in azienda devono destreggiarsi tra le insidie più frequenti per garantire una collaborazione di successo.

Un quadro sicuramente complesso, nel quale le organizzazioni si devono affidare a partner competenti che garantiscano una fruizione multicanale delle informazioni, con un’attenzione particolare agli aspetti di compliance e di sicurezza, Disaster Recovery, Backup e Business Continuity, che dipende sia dalla governance dei sistemi, sia dalla garanzia dei servizi che offrono, che assicurano la massima produttività. Il tutto con costi sostenibili per le aziende.

Oggi, il cloud rappresenta sicuramente la soluzione dal miglior rapporto costi/prestazioni, perché, a fronte di investimenti generalmente contenuti, è in grado di offrire lo stesso livello di sicurezza delle soluzioni on premise, con storage e gestione dei dati in data center sicuri e certificati.

- Consigli per lo Smart Working Efficace-

smart-working

Stabilire l’orario di lavoro

Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l'allineamento con i colleghi e partner, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere

Vestirsi come se
si andasse
in ufficio

non è necessario essere formali ma l’abbigliamento è importante per concentrarsi!

Iniziare la giornata, fare
delle pause e spostarsi

È necessario davvero staccare, magari allontanandosi fisicamente dallo spazio di lavoro. Al ritorno probabilmente si riuscirà ad aumentare il grado di concentrazione

Organizzare gli spazi lavorativi

Come nella sede aziendale avere una scrivania libera dal disordine e uno spazio adatto all'attività permette di rimane concentrati

Staccare la spina dalla vita digitale

A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato quindi è consigliabile bloccare le app relative

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